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Buenas prácticas online para la comunicación interna de una asociación

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Gracias a Internet las asociaciones y grupos que trabajan en red pueden contar con herramientas y recursos muy útiles. Desde apps de mensajería a otras de almacenamiento en la nube, todas hacen más fácil la gestión cotidiana de la asociación.

Pero una comunicación eficaz no depende solo de  que la aplicación, web o programa funcione bien y se ajuste a lo que necesitamos. El uso que le dé cada persona es fundamental para evitar confusiones y pérdidas de tiempo.

Elección de las herramientas adecuadas y definición del uso

Esta decisión merece ser reflexionada. ¿Os comunicaréis solo por e-mail o también por chat grupal? ¿Para qué casos se utilizará cada canal? ¿Es necesario crear una lista de correo? ¿En qué horarios están conectadas las personas integrantes? Todas estas preguntas y algunas más deben ponerse sobre la mesa para decidir qué herramientas utilizar para las comunicaciones internas de una asociación.

A continuación, antes de utilizar un servicio, debemos revisar sus términos y condiciones. También hay que preguntarse de forma crítica qué uso va a dar esa empresa a nuestros datos y a quién pertenece el material que publiquemos y/o almacenemos a través de sus herramientas. Si no nos convence su forma de funcionar, podemos buscar alternativas que tengan políticas transparentes.

Buenas prácticas para una comunicación interna fluida y eficaz

Muchas asociaciones prefieren ya utilizar apps de mensajería casi exclusivamente. Evitar el e-mail al 100% es imposible, pero con Whatsapp o Telegram —por poner solo dos ejemplos—, mantendremos nuestras bandejas de entrada despejadas y ahorraremos tiempo. Ya sea por correo o en el chat grupal, hay algunas pautas que debemos tener en mente las personas integrantes, para evitar sobrecargar a compañeros y compañeras y solucionar las tareas con agilidad:

Redacta mensajes breves y concisos

Evita largas parrafadas e intenta sintetizar lo máximo posible. Señala de alguna forma gráfica los datos importantes (fechas, lugares) y usa guiones y/o enumeraciones si es necesario. Repasa siempre antes de enviar para evitar errores. Tus interlocutores valorarán la claridad y entenderán mejor tu mensaje.

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Escribe solo cuando sea imprescindible

Envía e-mails o mensajes en el chat de la asociación solo cuando sea estrictamente necesario. Importante: evita los reenviados, los comentarios sobre cuestiones personales y los mensajes de validación (“ok”, “recibido”); así solo se genera ruido.

No exijas una respuesta al instante

Espera con paciencia que las personas aludidas intervengan, sobre todo si has escrito dentro del horario laboral. No abuses de encabezados como “URGENTE”, o la gente acabará por dejar de percibir la urgencia como tal.

Evita que se pierda información

Si hay varias personas en copia en un e-mail y vas a responder, elige siempre la opción “responder a todos/as”. Así no se romperá el hilo de la comunicación; evitarás malentendidos y lagunas en la conversación.

Lee bien antes de responder

Seguro que en el correo o en el chat encontrarás toda la información que necesitas. Revisa las comunicaciones anteriores antes de preguntar o busca en Google. Evitarás abrir un diálogo innecesario y cargar a otra persona con la tarea de aclararte algo que puedes resolver por ti mismo/a.

 

Esperamos que estas sencillas pautas os resulten útiles. Si vuestra asociación necesita asesoramiento para alguna situación en concreto o para aprender a mejorar los procesos, podéis visitar el Punto de información y acompañamiento de asociaciones.

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